ব্যক্তিগত বা অফিসের কাজে আমরা অনেকেই নিয়মিত গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করে থাকি। অনলাইনে নিরাপদে ফাইল সংরক্ষণ ও আদান-প্রদানের সুযোগ থাকায় কেউ আবার গুরুত্বপূর্ণ অনেক তথ্যও জমা রাখেন অনলাইন এ তথ্যভান্ডারে। গুগল ড্রাইভে থাকা নির্দিষ্ট তথ্য অন্যদের জানানোর জন্য ই-মেইলের মধ্যে লিংক যুক্ত করে পাঠান অনেকেই। ফলে নির্দিষ্ট ব্যক্তিরা লিংকটিতে ক্লিক করে গুগল ড্রাইভে থাকা তথ্যটি পড়তে বা সম্পাদনা করতে পারেন। গুগল ড্রাইভে থাকা তথ্যের লিংক ই–মেইল নোটিফিকেশনের মাধ্যমেও পাঠানো যায়। এর ফলে লিংক পাঠানোর জন্য আলাদাভাবে ই-মেইল লেখার প্রয়োজন হয় না।

কম্পিউটার থেকে গুগল ড্রাইভে থাকা তথ্যের লিংক ই–মেইল নোটিফিকেশনের মাধ্যমে পাঠানোর জন্য প্রথমে জিমেইলে লগইন করতে হবে। এরপর গুগল ড্রাইভে প্রবেশ করে নির্দিষ্ট ফাইল নির্বাচন করে মাউসের ডানে ক্লিক করতে হবে। এরপর শেয়ার অপশনে ক্লিক করে এক বা একাধিক প্রাপকের ই–মেইল ঠিকানা লিখতে হবে। শুধু ফাইল পড়ার অনুমতি দিলে ‘ভিউয়ার’ এবং পড়ার পাশাপাশি সম্পাদনা করার অনুমতি দিলে ‘এডিটর’ অপশন নির্বাচন করতে হবে। এবার ‘নোটিফাই পিপল’ অপশনে টিক চিহ্ন দিয়ে সেন্ড বাটনে ক্লিক করলেই প্রাপকের ইনবক্সে ই–মেইল নোটিফিকেশনসহ গুগল ড্রাইভে থাকা তথ্যের লিংক চলে যাবে।