আমাদের প্রতিদিনই কোনো না কোনো কাজে ই-মেইল লিখতে হয়। কিন্তু আমাদের অনেকেরই ই-মেইল লেখার কার্যকর উপায়টা অজানা। ফলে বেশির ভাগ সময় আমাদের ই-মেইলগুলো কেউ পড়ে দেখেন না। সঠিক ফরম্যাটে ই-মেইল লিখতে হলে যেসব বিষয় মাথায় রাখা প্রয়োজন:

প্রথমেই চিন্তা করুন কেন আপনি লিখছেন?এই ই-মেইলের উত্তরে আপনি কোন ধরনের প্রতিক্রিয়া চান?

আপনি কি নিজে থেকে কোনো ই-মেইল দিতে চাচ্ছেন? নাকি কোনো ই-মেইলের উত্তর পাঠাতে চান?
আপনার যদি এসব প্রশ্নের কোনো উত্তর না থাকে, তবে আপনার ই-মেইল না লেখাটাই ভালো। আপনি কী চান তা না জেনে ই-মেইল লেখা আপনার এবং আপনার ই-মেইল গ্রহীতা উভয়ের সময় নষ্টের কারণ হবে। আর এর দ্বারা বোঝা যায় আপনার নিজেকে স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্তভাবে প্রকাশের জন্য রীতিমতো সংগ্রাম করতে হবে।